Windykacja na własną rękę, czy z pomocą profesjonalistów?

Aktualnie trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo, które nie odnotowuje żadnych opóźnień w spłacie swoich należności, to z pewnością skutki tych problemów są mniejsze wśród firm, które wypracowały odpowiednie podejście do zarządzania należnościami. Naturalnym elementem tego systemu jest próba stworzenia własnego działu windykacji lub ścisła współpraca z firmą windykacyjną, która nie tylko odzyskuje należności, ale także uczestniczy w weryfikacji przyszłych kontrahentów oraz prowadzi monitoring spłat.

W Polsce znaczenie firm windykacyjnych gwałtownie rośnie, nie tylko stają się one naturalnym elementem krajobrazu gospodarczego, ale także coraz ważniejszym partnerem i sprzymierzeńcem przedsiębiorców.

 Co możemy zyskać zwracając się do firmy zewnętrznej?

Zwrócenie się do firmy windykacyjnej o pomoc w odzyskaniu długu niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim, korzystając ze źródła zewnętrznego nie ponosi się kosztów własnych związanych z postępowaniem upominawczym lub windykacyjnym. Nie istnieje też problem utrzymywania wysokich kosztów personalnych, które są następstwem oddelegowania pracowników do obsługi wierzytelności. Kolejnym plusem jest skuteczność działania. Firma windykacyjna ma wypracowywane przez lata metody, które o wiele intensywniej motywują dłużnika do zapłaty niż ponaglenia ze strony wierzyciela. Dobry windykator jest w stanie poprowadzić sprawę „od A do Z”. Oznacza to, że zajmie się polubowną korespondencją z dłużnikiem, negocjacjami i mediacją, a jeśli to nie przyniesie rezultatu, to przy współpracy z kancelarią prawniczą napisze pozew do sądu, zorganizuje zastępstwo procesowe, pomoże komornikowi znaleźć majątek dłużnika. To w znacznym stopniu przyspiesza procedurę odzyskania długu.

Sposób postępowania z dłużnikiem może być określany m.in. przy pomocy raportu o wiarygodności firmy. Zawiera ona obszerny materiał do ustalenia zdolności płatniczej i umożliwia przez to - w porównaniu z upominaniem prowadzonym przez samego wierzyciela - większą skuteczność. Wywiadownia gospodarcza Creditreform Polska dysponuje informacjami o postępowaniach upadłościowych, ugodowych oraz o bieżących przypadkach prowadzonych windykacji. Każdy przypadek traktowany jest indywidualnie. Takie podejście zapewnia stosowanie odpowiednich środków zapewniające osiągnięcie pozytywnego efektu dla każdej wierzytelności.

Bywają sytuacje, że dłużnik nie reguluje swoich zobowiązań, lecz nie wynika to z jego złej woli, a z różnego rodzaju przyczyn losowych. Tego typu powodów może być wiele, np. nagła utrata płynności finansowej spowodowana przez innych kontrahentów. Należy wtedy starannie ustalić przyczynę zaprzestania regulowania zobowiązań, aby przygotować właściwe postępowanie i sposób negocjacji z dłużnikiem. Profesjonalne firmy windykacyjne mogą wystąpić wtedy w roli mediatora. Po zapoznaniu wierzyciela z sytuacją dłużnika, proponują dogodne dla obu stron warunki spłaty. Może to być rozłożenie płatności na raty czy rezygnacja np. z należnych odsetek. Oczywiście wszystko zależy od wierzyciela, czy zaakceptuje warunki ugody czy nie.

Dostosowanie się do warunków spłaty należności przygotowanych przez firmę windykacyjną jest korzystne dla dłużnika, gdyż dług nie powiększa się o kolejne koszty związane z postępowaniem sądowym i komorniczym. Zadaniem firmy windykacyjnej jest uzmysłowienie dłużnikowi, że nie uniknie odpowiedzialności za swoje zobowiązanie. Należy pamiętać, ze windykator działa zawsze w interesie wierzyciela

 Windykacja należności za granicą

Wskutek postępującej globalizacji rynków coraz więcej średnich przedsiębiorstw dostrzega swoje szanse za granicą. Zdają one sobie sprawę z tego, że wiąże się z tym również ryzyko i problemy. Pokonanie wspomnianych trudności zależy przede wszystkim od właściwego postępowania tych firm. Inne kraje to przede wszystkim inne problemy. Firmy zewnętrzne pomagają swoim klientom przy ściąganiu należności zagranicznych, powstałych często z takich przyczyn jak: zawiłości językowe, różnice uregulowań prawnych czy po prostu duże odległości. Creditreform Polska prowadzi zagraniczną windykację na całym świecie poprzez swoje lokalne biura lub wypróbowanych partnerów, znających miejscowe realia. Wspomniane różnice między krajami są do pokonania tylko przy znajomości wewnętrznych stosunków. Brak znajomości danego kraju przyczynia się do wzrostu niepewności i zagrożenia polskich eksporterów. Im wcześniej zlecenie windykacji zagranicznej zostanie skierowane do profesjonalistów, tym większe są szanse powodzenia postępowania windykacyjnego.

Na własną rękę

Jeżeli firmy decydują się na wewnętrzny dział windykacji, to dlatego, że obawiają się wysokich kosztów dochodzenia należności w firmie zewnętrznej, konieczności podpisania długoterminowej umowy z góry, pobierania opłat manipulacyjnych, nieefektywnego szukania dłużnika, brak zaangażowania i nieskutecznego ściąganie płatności, wreszcie braku informacji dla zleceniodawcy o podejmowanych działaniach. Ponadto przedsiębiorstwa obawiają się, że przy braku kontroli nad procesem windykacji można w efekcie działań firmy windykacyjnej utracić klienta i narazić się na nieprzyjemności. Zupełnie niepotrzebnie. Powinniśmy starannie wybierać firmy windykacyjne, najlepiej te o ugruntowanej pozycji na rynku, doświadczone i takie, które mają lokalne biura na całym świecie.

Prowadząc działania windykacyjne na własną rękę trzeba trzymać się żelaznej zasady: konsekwencji. Nic tak nie utwierdza dłużnika w przekonaniu o bezkarności jak brak systematycznego upominania, ciągłego kontaktu i odpowiednich procedur ze strony wierzyciela. W przedsiębiorstwach zdarza się, że windykacją zajmują się działy, które mają zupełnie inne kompetencje np. dział handlowy, czy księgowość. Efektem przekazywania windykacji nieodpowiednim osobom jest właśnie brak konsekwencji, a dochodzenie należności staje się dodatkowym obowiązkiem. Dłużnik nie potraktuje wtedy danej wierzytelności priorytetowo. Przekazanie windykacji nieodpowiednim osobom niesie ze sobą jeszcze jedną, poważną konsekwencję. Pracownicy firm windykacyjnych przechodzą specjalistyczne szkolenia np. z zakresu negocjacji, mediacji, podstaw prawa. Mają wiedzę i doświadczenie, a przede wszystkim nie są emocjonalnie związani z dłużnikiem. Rozmowy windykacyjne są bardzo trudne, nie każdy ma predyspozycje, żeby być dobrym windykatorem. To, że pracownik jest świetnym handlowcem nie oznacza, że spełni się w procesie odzyskiwania długów. Brak odpowiednich umiejętności może doprowadzić do utraty reputacji w oczach klienta.

Autor: Erna Grońska-Petniak, Public Relations Manager